Absentismo
Tasa de absentismo: cómo calcularla y con qué compararla
La fórmula es sencilla y ahí está el problema: dos empresas la calculan distinto y creen estar comparando lo mismo. Qué incluir, qué dejar fuera y qué indicadores dicen más que el porcentaje.
Escrito por Roger Pont Bosch · fisioterapeuta colegiado Nº 15266 · tiempo de lector: 7 minutos ·
La tasa de absentismo es el indicador que se pide en todos los comités y el que peor se compara entre empresas. No porque sea difícil de calcular, sino porque cada uno mete cosas distintas dentro.
La fórmula
La más utilizada es la de horas:
Tasa de absentismo (%) = (horas no trabajadas por ausencia ÷ horas teóricas de trabajo) × 100
También se usa la versión en días, más cómoda si tu gestión de personal trabaja así:
Tasa (%) = (días de ausencia ÷ (plantilla media × días laborables del periodo)) × 100
Las dos valen. Lo que no vale es cambiar de fórmula entre un año y el siguiente y presentar la evolución como si fuera comparable.
Qué se incluye y qué no
Aquí está el 90 % de la confusión. La práctica habitual:
| Concepto | ¿Entra en la tasa? |
|---|---|
| Incapacidad temporal por contingencias comunes | Sí |
| Accidente de trabajo y enfermedad profesional | Sí, y conviene desglosarlo aparte |
| Ausencias sin justificar y retrasos | Sí |
| Permisos retribuidos legales o de convenio | Se suele contabilizar aparte |
| Vacaciones y festivos | No: son horas no teóricas |
| Maternidad, paternidad y cuidado de menor | No se considera absentismo |
| Huelga y expedientes de regulación | No |
| Formación en horario laboral | No |
| Teletrabajo | No: es trabajo |
La recomendación práctica: escribe tu definición y guárdala con el indicador. Sin eso, dentro de dos años nadie sabrá si la mejora es real o metodológica.
Con qué compararla
Hay informes anuales que publican tasas por sector y por comunidad autónoma, y sirven para contextualizar. Pero conviene usarlos con cuidado por tres razones: cada informe usa su propia definición, el sector agrupa realidades muy distintas, y la estructura de tu plantilla —edad, tipo de puesto, proporción de trabajo físico— influye más que el sector.
La comparación que de verdad informa es contra ti mismo: tu propia serie trimestral, y entre tus centros y tus puestos. Si un centro tiene el doble de tasa que otro haciendo lo mismo, ahí hay una explicación y es accionable. Con la media nacional no puedes hacer nada.
Los indicadores que dicen más que el porcentaje
La tasa global esconde casi todo lo que importa. Estos cinco cuestan lo mismo de calcular y valen mucho más:
- Índice de frecuencia: número de episodios de baja por cada 100 personas. Distingue entre mucha gente con episodios cortos y poca gente con bajas largas.
- Duración media por episodio, y mediana. Si la media es muy superior a la mediana, tienes unos pocos casos largos tirando del indicador: es donde está el coste.
- Distribución por duración: cuántos episodios de 1 a 3 días, de 4 a 15, de 16 a 30 y de más de 30.
- Tasa de recaída: qué proporción de bajas es una repetición del mismo motivo en los doce meses anteriores. Es el indicador más útil de todos y casi nadie lo tiene.
- Concentración: qué porcentaje de personas explica qué porcentaje de días. La regla informal 20/80 se cumple con una regularidad llamativa.
Una tasa del 6 % puede ser cuarenta personas con gripe o cuatro personas con bajas de tres meses por lumbalgia. Son dos empresas distintas y necesitan planes distintos.
Dos errores de interpretación
El primero: perseguir la tasa cero. Una plantilla sana tiene absentismo, porque las personas enferman. Una tasa anormalmente baja suele indicar presentismo, no salud.
El segundo: leer el dato sin estacionalidad. El invierno sube por procesos respiratorios y hay sectores con picos propios. Comparar un trimestre contra el anterior en lugar de contra el mismo trimestre del año pasado produce conclusiones falsas cada tres meses.
Y la parte legal
Todo esto se hace con datos agregados. La empresa no tiene acceso al diagnóstico concreto de una persona: eso pertenece a la vigilancia de la salud y está sujeto a confidencialidad. Los análisis por diagnóstico se trabajan por grupos, sin identificar a nadie, y con las cautelas que marca la normativa de protección de datos.
No es un detalle formal: un cuadro de mando que permita identificar a personas es un problema legal, además de destruir la confianza que hace falta para que el plan funcione.
Por qué en SOMA empezamos por la columna
De todos los indicadores de este artículo, el que más orienta la acción es la tasa de recaída. Y no es casualidad que sea el que casi nadie tiene: exige mirar el motivo, no solo los días.
Empezamos por la columna porque es la causa donde ese indicador se dispara. Cuando una empresa calcula por primera vez cuántas de sus bajas de espalda son la segunda o la tercera de la misma persona, deja de tener un problema de absentismo y empieza a tener un problema concreto, con nombre y con solución medible.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula la tasa de absentismo?
Dividiendo las horas no trabajadas por ausencia entre las horas teóricas de trabajo del periodo, multiplicado por 100. También se usa la versión en días: días de ausencia entre plantilla media por días laborables. Lo importante es mantener la misma definición a lo largo del tiempo.
¿Entran las vacaciones y la maternidad en el absentismo?
No. Las vacaciones y los festivos no son horas teóricas de trabajo, y la maternidad, la paternidad y el cuidado de menor no se consideran absentismo. Los permisos retribuidos suelen contabilizarse aparte.
¿Cuál es una tasa de absentismo normal?
Depende del sector, de la estructura de la plantilla y de la definición usada en cada informe, así que la comparación externa es poco fiable. La referencia útil es tu propia serie histórica y la comparación entre centros y puestos equivalentes.
¿Qué indicadores son mejores que la tasa global?
El índice de frecuencia, la duración media y mediana por episodio, la distribución por tramos de duración, la tasa de recaída y la concentración —qué porcentaje de personas explica qué porcentaje de días—. Este último y la recaída son los que más orientan la acción.
¿Puede la empresa saber el diagnóstico de una baja?
No. El diagnóstico concreto pertenece al ámbito de la vigilancia de la salud y está sujeto a confidencialidad. El análisis por causas se hace con datos agregados por grupos, sin identificar a personas y con las cautelas de la normativa de protección de datos.
El siguiente paso
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Contenido divulgativo dirigido a responsables de RRHH y dirección. No sustituye el asesoramiento de tu servicio de prevención de riesgos laborales, de tu gestoría ni una valoración sanitaria individualizada.